Services de conférence et attribution des places

Accès, cartes d’accès prioritaire et attribution des places

L’accès au Centre de conférences Assad Kotaite sera limité aux délégués dûment accrédités et aux délégués résidents. Le bâtiment abritant le Secrétariat de l’OACI est réservé aux délégations résidentes, mais les délégués résidents munis d’un badge valide d’accès au bâtiment de l’OACI pourront escorter les délégués de la 42^e session jusqu’à leur bureau. 

Les plans d’attribution des places seront affichés à l’entrée des salles de conférence. Des préposés aux réunions seront disponibles pour guider les chefs de délégation et les délégués qui les accompagnent vers les places qui leur sont attribuées. Le calendrier d’examen des points de l’ordre du jour, A42-WP/3, est publié ici et sera affiché sur des écrans dans tout le Centre de conférences. 

Des cartes d’accès prioritaire* seront délivrées aux délégations (jusqu’à quatre pour les États membres et jusqu’à deux pour les observateurs) pour accéder aux réunions qui se tiendront dans la salle de l’Assemblée. Les délégués résidents munis d’un badge valide de l’OACI peuvent entrer dans la salle de l’Assemblée pour accompagner leur chef de délégation, mais doivent détenir une carte d’accès prioritaire pour occuper un siège attribué. Les délégués munis d’une carte d’accès prioritaire sont tenus de la porter en évidence lorsqu’ils sont assis à la place qui leur a été attribuée dans la salle de l’Assemblée. Les cartes d’accès prioritaire ne seront pas nécessaires pour assister aux réunions qui se tiendront dans la salle Roberto Kobeh (CR3). 

Toutes les séances publiques seront diffusées dans les six langues sur le site Web public de l’OACI. Pour rester informé des horaires de diffusion multilingue des séances publiques sur le Web, veuillez consulter le calendrier de diffusion en direct de l’OACI. 

La diffusion sur place de la séance plénière ou des travaux du Comité exécutif sera également assurée dans la salle de conférence 5 (salle CR5 au 3e étage), mais en anglais seulement. 

Réunions tenues dans la salle de l’Assemblée : Séance plénière d’ouverture officielle, Comité exécutif et Commission technique 

Les cartes d’accès prioritaire sont nécessaires. La capacité de la salle de l’Assemblée est de 400 places assises avec microphone à la table et de 400 places de conseillers derrière.

L’attribution des places aux séances plénières et aux réunions du Comité exécutif dépend du nombre d’États participants, de la taille de leurs délégations enregistrées et accréditées (participation confirmée avant le 29 août 2025, conformément à la lettre aux États SA A42/1-24/108), de la règle 15 du Règlement intérieur permanent (Doc 7600/8) et de la capacité de la salle de l’Assemblée. Les délégations des États membres se verront attribuer deux à quatre places maximum (une ou deux à la table et une ou deux derrière). Jusqu’à deux sièges seront attribués aux délégations observatrices (voir les articles 15 et 25 du Règlement intérieur permanent (Doc 7600/8) qui ont confirmé leur présence avant le 29 août 2025 (un à la table et/ou un derrière). L’accès aux réunions dans la salle de l’Assemblée n’est accordé qu’aux détenteurs d’une carte d’accès prioritaire. 
Des places libres seront disponibles au balcon situé au cinquième étage du Centre de conférences.

Réunions tenues dans les salles CR1 ou CR2 (lorsque la salle de l’Assemblée est cloisonnée) : Comité exécutif et Commissions techniques et juridiques 

Les cartes d’accès prioritaire seront obligatoires. La capacité de chaque salle (CR1 ou CR2) est de 200 places assises avec microphone à la table et de 200 places de conseiller derrière. 

Deux sièges (un à la table et un derrière) seront attribués à chaque délégation d’État membre. Notez qu’il n’y a pas suffisamment de place pour accueillir toutes les délégations observatrices en raison de la faible capacité de la salle. Par conséquent, les délégations observatrices se verront attribuer un siège selon le principe du premier arrivé, premier servi. Des places libres seront disponibles au balcon situé au cinquième étage du Centre de conférences. 

Réunions tenues dans la salle Roberto Kobeh (CR 3) : Commissions technique, juridique, économique et administrative 

Les cartes d’accès prioritaire ne sont pas obligatoires. La capacité de la salle CR3 est de 200 places assises à la table avec microphone. Il y a 50 sièges supplémentaires à l’usage des conseillers. 

Un siège à la table est attribué à chaque délégation d’État membre. Veuillez noter qu’en raison du nombre insuffisant de sièges pour accueillir toutes les délégations observatrices dans des salles de capacité limitée, des places seront réservées aux délégations observatrices programmées pour faire une intervention, à tour de rôle. 

Cet arrangement est susceptible d’être modifié, et la présente page sera mise à jour en conséquence.
 

Documentation et effets personnels laissés dans les salles de conférence

La distribution de documentation imprimée, d’invitations, de dépliants, de cadeaux et de tout autre article dans le Centre de conférences est strictement interdite. Les salles de conférence devront être nettoyées et désinfectées après chaque utilisation, et toute documentation ou autre article laissé sur les tables sera jeté. Les participants sont tenus de ramasser leur documentation ou autres articles à la fin de la réunion, car le fait de devoir les jeter par la suite empêche d’assurer un nettoyage et un entretien efficaces. 

En outre, pour des raisons de sûreté, les délégués sont également priés de ne pas laisser de valises ou d’effets personnels dans les salles de conférence ni de les confier aux préposés. L’OACI ne sera pas tenue responsable de la perte de ces effets. Les effets personnels laissés sans surveillance seront signalés au comptoir de sûreté dans le hall principal. 

* Cartes d’accès prioritaire
Conformément à la pratique en vigueur aux Nations Unies, la carte d’accès prioritaire est conçue pour faciliter et accélérer l’entrée et réduire les temps d’attente des délégués assistant aux séances de la 42e session dans la salle de l’Assemblée (CR1 et 2). Cette initiative vise à améliorer l’expérience globale en offrant un accès rapide aux zones désignées et aux sièges attribués. Les cartes d’accès prioritaire seront numérotées et attribuées à une délégation et non à des délégués individuels.

Critères d’éligibilité : Les cartes d’accès prioritaire sont disponibles pour toutes les délégations dûment accréditées qui répondent aux critères suivants :

1. officiellement inscrites à la 42e session de l’Assemblée ;
2. ont mené à bien le processus d’accréditation requis ;
3. ont reçu une confirmation du Secrétariat.

Processus de remise : La remise des cartes d’accès prioritaire se déroulera comme suit : 

Une enveloppe contenant les cartes d’accès prioritaire attribuées sera remise à chaque délégation au moment de l’inscription sur place, ainsi que les identifiants de la boîte aux lettres électronique.

Les cartes d’accès prioritaire peuvent être retirées au centre d’inscription et de dépôt des lettres de créance par le chef de délégation ou la personne référente de la délégation, sur présentation d’une pièce d’identité valide et de sa confirmation d’inscription, et après signature d’une confirmation de retrait.

Politique de remplacement : Veuillez noter que la carte d’accès prioritaire est remise une fois seulement. En cas de perte, il ne sera pas remis de carte de remplacement. Il est conseillé aux délégués de conserver leur carte d’accès en lieu sûr et de la considérer comme un document important. 

FAQ

À quoi sert la carte d’accès prioritaire ?
La carte d’accès prioritaire est conçue pour faciliter les processus d’entrée et d’accès aux zones désignées, garantissant ainsi une expérience plus fluide pour les délégués et évitant un fort achalandage dans la salle de l’Assemblée. Il en a été délivré une par siège (à la table et/ou derrière). Les délégués sont tenus de porter la carte d’accès prioritaire de manière visible lorsqu’ils se trouvent dans la salle de l’Assemblée.

Qui a droit à une carte d’accès prioritaire ?
Toutes les délégations inscrites qui ont accompli la procédure d’accréditation et qui ont reçu la confirmation du Secrétariat ont droit à la carte d’accès prioritaire.

Combien de cartes d’accès prioritaire une délégation peut-elle obtenir ?
Chaque délégation recevra une carte d’accès prioritaire par siège attribué. Aucune carte d’accès prioritaire supplémentaire ne sera délivrée.

La carte d’accès prioritaire est-elle nominative ?
Les cartes d’accès prioritaire ne sont pas délivrées au nom d’une personne, mais uniquement d’une délégation. Elles ne sont pas personnelles. Elles sont transférables au sein d’une même délégation. 

Comment puis-je obtenir une carte d’accès prioritaire ?
Les délégués peuvent obtenir une carte d’accès prioritaire auprès de leur délégation. 

Que dois-je faire si je perds ma carte d’accès prioritaire ?
Malheureusement, une carte d’accès prioritaire supplémentaire ne sera pas délivrée en cas de perte. Veuillez la garder en lieu sûr et la traiter comme un document important. 

Puis-je remettre ma carte d’accès prioritaire à une autre personne ?
Oui, la carte d’accès prioritaire est transférable au sein de la même délégation. 

Où la carte d’accès prioritaire peut-elle être utilisée ?
La carte d’accès prioritaire est valable uniquement pour accéder à la salle de l’Assemblée. Elle est nécessaire même lorsque la salle de l’Assemblée est cloisonnée en deux (CR1 et CR2). 

Puis-je entrer dans la salle de l’Assemblée sans carte d’accès prioritaire ?
Les délégués de la 42e session de l’Assemblée doivent être munis d’une carte d’accès prioritaire et de leur badge A42 pour entrer dans la salle de l’Assemblée. Les délégués résidents munis d’un badge valide de l’OACI peuvent entrer dans la salle de l’Assemblée, mais auront besoin d’une carte d’accès prioritaire pour occuper un siège.