خدمات المؤتمر وترتيبات الجلوس
الدخول إلى قاعات المؤتمر وتصاريح الدخول الخاصة وترتيبات الجلوس
سيقتصر الدخول إلى "مركز أسعد قطيط للمؤتمرات" على أعضاء الوفود المعتمَدين على النحو الواجب وأعضاء الوفود المقيمين. أما الدخول إلى مبنى الأمانة العامة للإيكاو فسيقتصر على الوفود المقيمة، ولكن أعضاء الوفود المقيمين الذين يحملون شارة سارية لدخول مبنى الإيكاو يمكنهم اصطحاب أعضاء الوفود المشاركين في الدورة 42 إلى مكاتبهم في مبنى الأمانة العامة للإيكاو.
وستكون خرائط ترتيب المقاعد معروضة عند مداخل قاعات الاجتماعات. وسيقوم موظفو الاجتماعات باصطحاب رؤساء الوفود وأعضاء الوفود المرافقين لهم إلى المقاعد المخصّصة لهم. ويمكن الاطلاع على الجدول الزمني للنظر في البنود (ورقة العمل A42-WP/3) هنا كما سيكون معروضاً على الشاشات الرقمية في جميع أنحاء مركز المؤتمرات.
تُمنح تصاريح الدخول الخاصة * للوفود (بحد أقصى أربعة تصاريح للدول الأعضاء وتصريحيْن للمراقبين) لتمكِّنهم من حضور الاجتماعات التي تنعقد في قاعة الجمعية العمومية. أما أعضاء الوفود المقيمون الذين يحملون شارة سارية المفعول خاصة بمبنى الإيكاو فسيكون بإمكانهم الدخول إلى قاعة الجمعية العمومية لمرافقة رئيس الوفد ولكنهم سيحتاجون إلى أحد تصاريح الدخول الخاصة لحجز مقعد مخصّص لهم. ويتعين على أعضاء الوفود الذين بحوزتهم تصاريح الدخول الخاصة إبراز هذه التصاريح أثناء جلوسهم في المقاعد المخصّصة لهم في قاعة الجمعية العمومية. لكن لا يُشترط حمل تصاريح الدخول الخاصة لحضور الاجتماعات في "قاعة روبرتو كوبيه" (CR3).
وسيجري بثّ فعاليات جميع الجلسات المفتوحة بجميع اللغات الست عبر الموقع الإلكتروني العام للإيكاو. وللاطلاع على المعلومات الخاصة بكيفية مشاهدة البث الحي للجلسات المفتوحة على الإنترنت بمختلف اللغات، يُرجى الرجوع إلى جدول البث المباشر للإيكاو.
وسيجري كذلك بث فعاليات الجلسة العامة وجلسات اللجنة التنفيذية داخلياً في قاعة الاجتماعات رقم 5 (CR 5 في الطابق الثالث) ولكن باللغة الإنجليزية فقط.
الاجتماعات المعقودة في قاعة الجمعية العمومية: الجلسة العامة الافتتاحية الرسمية واجتماعات اللجنة التنفيذية واللجنة الفنية
يُشترط لحضور هذه الاجتماعات حيازة أحد تصاريح الدخول الخاصة علماً بأن قاعة الجمعية العمومية تتسع لـ 400 مقعد مزود بميكروفون على المائدة و400 مقعد خلفي للاستشاريين.
وقد صُمّمت ترتيبات الجلوس بالنسبة للجلسة العامة ولاجتماعات اللجنة التنفيذية واللجنة الفنية بناءً على عدد الدول الأعضاء المشاركة وحجم وفودها المسجّلة والمعتَمدة (على أن يتم تأكيدها بحلول 2025/8/29 وفقاً لكتاب المنظمة SA 42/1-24/108) والمادة 15 من "النظام الداخلي للجان المجلس الدائمة" (الوثيقة Doc 7600/8) والقدرة الاستيعابية لقاعة الجمعية العمومية. وسيُخصّص مقعدان إلى أربعة مقاعد لكل وفد من وفود الدول الأعضاء (مقعد أو مقعدان أمام المائدة ومقعد أو مقعدان في الخلف). وسيُخصّص مقعدان كحد أقصى للوفود المراقبة (المادتان 15 و25 من "النظام الداخلي"، الوثيقة Doc 7600/8) التي أكدت حضورها بحلول 29/8/2025 (مقعد واحد أمام المائدة و/أو ومقعد آخر خلفه). ويُسمح بحضور الاجتماعات المعقودة في قاعة الجمعية العمومية لحاملي تصاريح الدخول الخاصة فقط.
وتُوجد مقاعد مفتوحة غير مخصّصة في منطقة الشرفة في الطابق الخامس بمركز المؤتمرات.
الاجتماعات المعقودة في القاعتيْن CR1 أو CR2 عندما تكون قاعة الجمعية العمومية مقسّمة): اللجنة التنفيذية واللجنتان الفنية والقانونية
تُشترط حيازة تصاريح الدخول الخاصة. وتتسع كل من القاعتيْن (CR1 أو CR2) لـ 200 مقعد مزود بميكروفون على المائدة و200 مقعد خلفي للاستشاريين.
وسيجري تخصيص مقعديْن (مقعد أمام المائدة ومقعد خلفه) لكل وفد من وفود الدول الأعضاء. ويُرجى ملاحظة أنه لا توجد مقاعد كافية لاستيعاب جميع وفود المراقبين بسبب عدم وجود السعة الكافية في القاعات. لهذا السبب يمكن تخصيص مقعد واحد كحد أقصى لكل وفد مراقب على أساس أسبقية الحضور. وتُوجد مقاعد مفتوحة غير مخصّصة في منطقة الشرفة في الطابق الخامس بمركز المؤتمرات.
الاجتماعات المعقودة في "قاعة روبرتو كوبيه" (CR 3): اجتماعات اللجان الفنية والقانونية والاقتصادية والإدارية
لا يُشترط إبراز تصاريح الدخول الخاصة. وتتسع قاعة CR3 لـ 200 مقعد مزودة بميكروفونات. وهناك خمسون مقعداً إضافياً للاستشاريين.
وسيُخصّص مقعد أمام المائدة لكل وفد من وفود الدول الأعضاء. ويُرجى ملاحظة أنه نظراً لعدم وجود مقاعد كافية لاستيعاب جميع الوفود المراقبة بسبب عدم وجود السعة الكافية في القاعات، سيجري حجز المقاعد، بالتناوب، للوفود المراقبة التي تعتزم إلقاء مداخلات أثناء الجلسة.
وهذه الترتيبات خاضعة للتغيير، وسيجري تحديث هذه الصفحة وفقاً لذلك.
الوثائق والأغراض الشخصية المتروكة في قاعات الاجتماعات
يُمنع منعاً باتاً توزيع المواد المطبوعة أو الدعوات أو الكتيبات أو الهدايا أو أي مواد أخرى في مركز المؤتمرات. وسيتعين تنظيف قاعات المؤتمرات بعد كل جلسة، وعليه سيجري التخلص من أي أوراق أو مواد أخرى متروكة على الموائد. لذلك يُرجى من المشاركين أخذ أوراقهم أو غيرها من الأغراض معهم في نهاية كل اجتماع لأن التخلص منها يعيق كفاءة عمليات التنظيف والصيانة.
وبالإضافة إلى ذلك، ولأسباب أمنية، يُرجى من المندوبين أيضاً عدم ترْك أي حقائب أو متعلقات شخصية في قاعات المؤتمرات أو مع الحاضرين. فالمنظمة لن تكون مسؤولة عن فقدان أي من هذه الأغراض. وسيجري الإبلاغ عن المتعلقات المتروكة بلا صاحب إلى مكتب الأمن في بهو الاستقبال الرئيسي.
* تصاريح الدخول الخاصة
تمشياً مع الممارسة المتبّعة في الأمم المتحدة، صُممت تصاريح الدخول الخاصة لتسهيل وتسريع عملية الدخول وتقليل أوقات الانتظار للوفود المشاركة في اجتماعات الدورة الثانية والأربعين في قاعة الجمعية العمومية (CR1 وCR2). والهدف من هذا الترتيب هو أن يحظى المشاركون بتجربة سلسة في مجملها من خلال توفير سُبل الوصول السريع إلى المناطق المعينة والمقاعد المخصّصة. وستكون تصاريح الدخول الخاصة مرقّمة وهذه التصاريح مخصّصة للوفود وليس لفرادى أعضاء الوفود.
شروط الحصول على تصاريح الدخول الخاصة: يحق لجميع الوفود المعتَمدة على النحو الواجب الحصول على تصاريح الدخول الخاصة في حالة استيفاء الشروط التالية:
- التسجيل رسمياً في الدورة الثانية والأربعين للجمعية العمومية
- إكمال عملية الاعتماد على النحو المطلوب
- تلقي التأكيد من الأمانة العامة
عملية التوزيع: تُوزع تصاريح الدخول الخاصة على النحو التالي:
يحصل كل وفد على مظروف يحتوي على تصاريح الدخول الخاصة المخصّصة له عند التسجيل في مبنى المنظمة، بالإضافة إلى بيانات التسجيل لاستخدام صندوق البريد الإلكتروني.
ويمكن استلام هذه التصاريح من "مركز وثائق التفويض والتسجيل" من قِبل رئيس الوفد أو أحد منسقي الوفد، بعد إبراز بطاقة هوية سارية وتأكيد التسجيل، وبعد التوقيع على نموذج الاستلام.
سياسة الاستبدال: يُرجى ملاحظة أن تصريح الدخول الخاص يصدُر مرة واحدة فقط. وفي حالة فقدانه، لن يتسنى إصدار تصريح بديل. لذا يُنصح أعضاء الوفود بالاحتفاظ بتصريح الدخول الخاص الذي حصلوا عليه في مكان آمن واعتباره وثيقة مهمة.
الأسئلة المتكرّرة:
ما هو الغرض من تصريح الدخول الخاص؟
صُمم تصريح الدخول الخاص بغرض تسريع الدخول في المناطق المخصّصة، مما يضمن التنقل السلس لأعضاء الوفود وتجنب الازدحام في قاعة الجمعية العمومية. ويصدُر تصريح واحد لكل مقعد (أمام المائدة أو في الخلف). ويتعين على أعضاء الوفود إبراز التصاريح طوال فترات وجودهم في قاعة الجمعية العمومية.
من الذي يحق له الحصول على تصريح الدخول الخاص؟
يحق ذلك لجميع الوفود المسجلة التي أكملت عملية الاعتماد وحصلت على تأكيد من الأمانة العامة.
كم عدد تصاريح الدخول الخاصة التي يمكن لكل وفد الحصول عليها؟
سيحصل كل وفد على تصريح واحد لكل مقعد مخصّص له. ولن تصدُر أي تصاريح إضافية.
هل يرتبط تصريح الدخول الخاص باسم محدّد؟
لا تصدُر تصاريح الدخول الخاصة باسم شخص محدّد، بل تحمل اسم الوفد المعني فقط. فهي ليست شخصية، بل يمكن لكل أعضاء الوفد استخدامها.
كيف يمكنني الحصول على تصريح الدخول الخاص؟
يجوز لكل واحد من أعضاء الوفد الحصول على تصريح الدخول الخاص من وفد بلاده.
ماذا أفعل إذا فقدت تصريح الدخول الخاص؟
للأسف لن يتسنى إصدار تصريح آخر في حالة فقدانه. لذا يُرجى الاحتفاظ به في مكان آمن واعتباره وثيقة مهمة.
هل يمكنني تحويل تصريح الدخول الخاص إلى شخص آخر؟
نعم، التصريح يجوز استخدامه من قِبل أي عضو من أعضاء الوفد.
ما هي القاعات التي يتيح تصريح الدخول الخاص الوصول إليها؟
لا يُستخدم تصريح الدخول الخاص سوى لقاعة الجمعية العمومية. وهو ضروري حتى عندما تكون قاعة الجمعية العمومية مقسّمة إلى قاعتيْ الاجتماعات CR1و CR2.
هل يمكنني الدخول إلى قاعة الجمعية العمومية بدون تصريح الدخول الخاص؟
لدخول قاعة الجمعية العمومية يجب على جميع أعضاء الوفود المشاركين في الدورة الثانية والأربعين للجمعية العمومية حمل تصريح الدخول الخاص بالإضافة إلى شارة الدورة الثانية والأربعين. ويمكن لأعضاء الوفود المقيمين الذين بحوزتهم شارة سارية لدخول مبنى الإيكاو دخول قاعة الجمعية العمومية، ولكنهم سيحتاجون إلى تصريح الدخول الخاص للجلوس في أحد المقاعد.