تسهيلاً على الوفود المشارِكة، يقدِّم الأمين العام قائمة حفلات الاستقبال التي تستضيفها الدول الأعضاء على هامش الدورة الثانية والأربعين للجمعية العمومية. وتشمل القائمة جميع حفلات الاستقبال التي ستُعقَد والتي أُبلغ بها مكتب الأمين العام. وستقوم الدولة الأعضاء المضيفة في كل مناسبة من هذه المناسبات بإرسال الدعوات إلى الوفود المدعوة للحضور، ما لم يُشر إلى خلاف ذلك. وعلى الوفود الراغبة في تضمين القائمة حفل استقبال تعتزم استضافته الكتابة إلى مكتب الأمين العام ( secgen [at] icao.int (secgen[at]icao[dot]int)). ومراعاةً لطبيعة الدورة الحالية القائمة على الاستغناء عن المطبوعات الورقية، يُرجى من وفود الدول الأعضاء إرسال دعوات إلكترونية باستخدام صناديق البريد الإلكتروني التي ستُنشأ لهذا الغرض.

 

تقتصر خدمات الضيافة لحفلات الاستقبال في مركز مؤتمرات الإيكاو على مورديْن اثنيْن معتمديْن فقط وهما: La Petite Cloche وTraiteur La Plaza Catering. ووقع الاختيار على هذين المورديْن وفقاً لما تنص عليه "مدونة قواعد المشتريات بالإيكاو" وحسب مبادئها وقواعدها الأخلاقية، وقد مُنح كلاهما حق الدخول إلى قاعات مركز مؤتمرات الإيكاو وأروقته. وبإمكان المورديْن المعتمديْن تولي عملية توريد وتقديم الوجبات التقليدية المعدّة خارج مقر الإيكاو من جانب مورد آخر خارجي. وضماناً لتدابير الصحة والسلامة، علاوة على الصعوبات المتعلقة بالنظافة، ينبغي تجنب إقامة البوفيهات إلا إذا تولى تقديم الطعام فريق العاملين لدى المورديْن.