Modalités de voyage
Visas
Les délégués des États membres de l’OACI et des organisations internationales qui voyagent au Canada doivent s’assurer qu’ils ont obtenu soit un visa de résident temporaire (VRT) soit une autorisation de voyage électronique (AVE). À cette fin, les procédures ci-après doivent être suivies par les demandeurs.
Conditions d’obtention d’un visa canadien
Pour connaître les États et territoires dont les citoyens ont besoin d’un visa de résident temporaire pour entrer au Canada, consultez le lien IRCC suivant : Vérifiez si vous avez besoin d’un visa ou d’une AVE pour vous rendre au Canada.
Il est vivement recommandé de soumettre la demande de visa au moins huit (8) semaines avant le départ. Un outil vous permet de vérifier les délais de traitement des demandes à la page : Vérifiez nos délais de traitement actuels.
Les citoyens de certains États et territoires qui ont besoin d’un visa de résident temporaire pour entrer au Canada sont également tenus de fournir leurs données biométriques. Des informations supplémentaires à ce sujet sont accessibles au moyen du lien suivant : Données biométriques. Toutefois, les personnes mentionnées ci-après sont normalement dispensées des obligations relatives aux données biométriques et de payer les frais associés : 1) les chefs d’État et chefs de gouvernement ; et 2) les interlocuteurs désignés par les États membres qui remplissent les conditions requises pour obtenir un visa diplomatique ou officiel ou qui en sont titulaires.
Demandes de visa de résident temporaire
Hormis les visiteurs qui ne sont pas tenus d’avoir un visa, toute demande de visa de résident temporaire doit être présentée à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) au moyen d’un formulaire en ligne disponible à partir de la page suivante : Visa de visiteur (visa de résident temporaire).
Important : l'IRCC dispose actuellement de trois (3) portails en ligne permettant de déposer une demande de visa de résident temporaire. Le Ministère recommande aux délégués d'utiliser son réseau sécurisé pour déposer leur demande de visa en cliquant sur le lien suivant : Réseau sécurisé d’IRCC. Si un délégué choisit d'utiliser l'un des deux (2) autres portails désignés sous les noms de « Portail d'IRCC » ou « Portail d'IRCC - nouvelle version », il devra s'acquitter des frais et fournir ses données biométriques, même dans les cas où une dérogation pourrait normalement s'appliquer.
Dans le cas particulier où des personnes ne seraient pas en mesure de présenter une demande en ligne, elles peuvent présenter une demande sur papier auprès d’un centre de réception des demandes de visa (CRDV). Des informations supplémentaires sur la présentation d’une demande sur papier figurent à la page suivante : Guide 5256 - Présenter une demande de visa de visiteur (visa de résident temporaire) - demande sur papier. Afin de faciliter la délivrance des visas, il y a lieu d'indiquer la mention « OACI » sur les demandes sur papier et les enveloppes..
Lorsqu’un code d’événement spécial IRCC attribué pour les réunions de l’OACI figure dans la lettre d’appui à la demande de visa émise par le Secrétariat de l’OACI (voir ci-dessous) et qu’un visa est requis, la demande doit être déposée en ligne via le Réseau sécurisé d’IRCC.
Le demandeur doit présenter son passeport à un centre de réception des demandes de visa (CRDV), dans son pays de résidence ou dans tout CRDV situé dans un autre pays, SEULEMENT après qu'il a reçu une lettre ou un courriel de l'IRCC l'informant que le visa est prêt à être délivré. À moins que le demandeur ne remette son passeport au même centre CRDV que celui où il a initialement fourni ses données biométriques (si celles-ci sont requises), il devra s'acquitter de frais de service pour l'envoi du dossier. Vous trouverez des instructions supplémentaires sur la page consacrée aux CRDV : Trouvez un centre de réception des demandes de visa - Canada.ca.
Outre les renseignements personnels demandés et les autres documents exigés, les demandeurs doivent indiquer clairement qu’ils viennent à l’invitation de l’OACI, ou participer à une réunion de l'OACI, et joindre des pièces justificatives comme la lettre d’appui de l’OACI à leur demande de visa, la confirmation de l’inscription à l’Assemblée, etc.
Lettre d’appui de l’OACI à la demande de visa
Il est possible d’obtenir de l’OACI une lettre d’appui à la demande de visa adressée au bureau des visas canadien approprié. Il incombe au demandeur de prendre contact avec l'OACI pour solliciter cette lettre suffisamment à l'avance afin de respecter les délais de présentation de la demande de visa.
Les demandes de lettre d’appui doivent être transmises au Secrétariat de l’OACI à VisaSupport [at] icao.int (VisaSupport[at]icao[dot]int), et être présentées sous la forme d’une lettre officielle émanant d’instances gouvernementales d’États membres ou de dirigeants d’organisations internationales. Elles doivent contenir les renseignements personnels des délégués, à savoir nom complet, titre (entité/autorité ou lieu de travail compris), date de naissance, nationalité et numéro de passeport. Les demandes seront examinées, et si elles sont approuvées, une lettre d’appui à la demande de visa sera fournie.
Il y a lieu d'indiquer le code d'événement spécial IRCC pour les réunions de l'OACI, le cas échéant, dans la lettre d'appui à la demande de visa délivrée par le Secrétariat de l'OACI.
Une copie de la lettre d'appui à la demande de visa fournie par le Secrétariat de l'OACI doit être jointe à la demande de visa, qu'elle soit déposée en ligne ou sur papier, adressée à IRCC.
Autorisation de voyage électronique
Les visiteurs exemptés de visa prenant un vol à destination du Canada doivent obtenir une autorisation de voyage électronique (AVE). Il est recommandé de présenter une demande d’AVE longtemps avant le voyage. Les ressortissants de certains pays soumis à l'obligation de visa qui voyagent par avion peuvent être autorisés à demander une AVE à la place d'un visa. Pour en savoir plus, consultez la page : Autorisation de voyage électronique (AVE) : Qui peut présenter une demande.
Arrivée au Canada
Afin de faciliter les formalités d’entrée au Canada, il est recommandé aux personnes participantes de se munir d’une copie du document attestant qu’elles participent à une réunion de l’OACI, accompagnée, le cas échéant, de la lettre d’appui à la demande de visa délivrée par le Secrétariat de l’OACI, et qu’elles se présentent en cette qualité aux autorités canadiennes de l’immigration et des frontières au point d’entrée.
Il N’EST PAS possible d’obtenir un visa à l’arrivée, au point d’entrée au Canada.
HÔTELS
On trouvera une liste d’hôtels et d’hôtels-résidences à proximité du siège de l’OACI ainsi qu’un plan du centre-ville de Montréal sur le site web de l’Assemblée (https://www.icao.int/A43) sous la rubrique « Renseignements à l’intention des délégués ».
Les délégations peuvent effectuer leurs réservations directement auprès de l’hôtel de leur choix. Les participantes et les participants devront donner le numéro et la date d’expiration d’une carte de crédit pour garantir leur réservation
Étant donné que des événements de grande envergure auront lieu à Montréal pendant la même période que la session de l’Assemblée, il est fortement recommandé de faire les réservations d’hôtel le plus tôt possible.