إرشادات عامة بشأن إعداد ورقات العمل والمواعيد المقرَّرة لتقديمها
- النماذج المستخدمة في إعداد ورقات العمل وورقات المعلومات
أُعدَّت مجموعة من الارشادات لمساعدة الدول والمنظمات على تحضير ورقات العمل التي تُقدَّم إلى الجمعية العمومية، لضمان نوعيّتها واتساق طريقة عرضها. وتلك الإرشادات متوفرة على الموقع الإلكتروني للجمعيّة العموميّة (http://www.icao.int/A42) في القسم المعنون "الوثائق" ("Documentation").
وينبغي إرسال الوثائق المقدمة للمناقشة من قِبل الدول الأعضاء أو المنظمات الدولية خلال الاجتماع إلكترونياً، بصيغة Microsoft Word، إلى الإيكاو عن طريق البريد الإلكتروني على العنوان التالي: assembly42-wp [at] icao.int (assembly42-wp[at]icao[dot]int)، وذلك في أقرب وقت ممكن، ولكن في موعد لا يتجاوز المواعيد النهائية المحددة على النحو الوارد في الفقرة 3 (ه) أدناه. و من أجل إعداد الوثائق، ينبغي استخدام النماذج المتاحة تحت عنوان "نماذج معالجة ورقات العمل وورقات المعلومات النماذج المستخدمة في إعداد ورقات العمل وورقات المعلومات.
والتزاماً بقرارات المجلس السابقة بتعزيز كفاءة وفعالية عمل الجمعية العمومية، ستُطبَّق المبادئ التوجيهية التالية للوثائق:
a) ينبغي أن تكون ورقات العمل موجّهة نحو الإجراءات التي ينبغي اتخاذها ومختصرة، مع مراعاة التقيّد الصارم بألا يتجاوز حجم النص أربع صفحات ، بما في ذلك المرفقات. وورقات العمل التي لا تُقترح فيها أي إجراءات محددة لاتخاذها سيُعاد تصنيفها كورقات معلومات ولن تُترجم وستُنشر باللغة (أو اللغات) التي قُدّمت بها. وسيجري إبلاغ الدول الأعضاء والمنظّمات المعنية بناءً على ذلك.
b) ستقوم الإيكاو ببعض التعديلات التحريرية الطفيفة للنصوص المقدّمة لضمان استخدام النماذج بشكل صحيح والاطلاع على النصوص لتصويب أكثر الأخطاء الشكلية ظهوراً وإجراء تغييرات تحريرية طفيفة فيها لإيضاح العناوين ذات الصلة بالإيكاو ومراجع الوثائق وتصويب الأخطاء الإملائية.
c) لتقليل التأخير في توافر الوثائق التي ستُقدّم إلى الجمعية العمومية، ستُنشر الورقات بصورة غير متزامنة، حيث ستُنشر أولاً كل من الورقات المقدّمة بلغتها الأصلية والنسخ الإنجليزية وتليها النسخ اللغويّة الأخرى فور توافرها.
d) ستُعتبر ورقات العمل نهائيّة لدى تقديمها إلى الأمانة العامّة ولن تُقبل أيّ تنقيحات.
e) ستُطبّق المواعيد النهائيّة التالية لتقديم الوثائق بشكل صارم:
| الموعد النهائي | الشروط المرتبطة بورقات العمل المقدمة |
| 2025/7/9 بحلول | تقديم الدول الأعضاء لورقات العمل التي ينبغي أن تنظر فيها الجمعية العمومية. |
| 2025/8/2 بحلول | تقديم ورقات العمل من قِبل المنظمات الدولية بجميع لغات عمل الإيكاو. |
| 2025/9/13 بحلول | تقديم ورقات المعلومات من قِبل الدول الأعضاء والمنظمات الدولية (التي لا يُقصد أن تنظر فيها الجمعية العمومية). |
ينبغي لواضعي ورقات العمل أن يحددوا بنداً واحداً فقط من بنود جدول الأعمال في ورقتهم (يرجى الرجوع إلى ورقة العمل A42-WP/1 للاطلاع على بنود جدول الأعمال المدرجة في جدول الأعمال المؤقت للجمعية العموميّة).
وستوضع وثائق الجمعية العموميّة على الموقع الإلكتروني الخاصّ بالجمعية العموميّة (http://www.icao.int/A42) فور توفرها مع تحديد التاريخ المستهدف لنشر جميع ورقات العمل معية العموميّة بحلول 2025/9/13.
وسترِد الطلبات المقدمة من الدول الأعضاء والمنظمات الدولية لإضافة الجهات التي تشارك في رعاية ورقات العمل المنشورة على الموقع الإلكتروني للدورة الثانية والأربعين للجمعيّة العموميّة تحت صفحة "الجهات الراعية الإضافية" (“Additional Co-sponsores”).
وقد اتخذت الإيكاو تدابير لخفض التأثير البيئي لانعقاد الدورة الثانية والأربعين للجمعيّة العموميّة. وبالتالي، نشجّع جميع المشاركين في هذه الدورة على استخدام الأجهزة المحمولة كوسيلة رئيسية للحصول على الوثائق. كما نشجّع المشاركين أيضاً على توزيع الوثائق إلكترونياً. ومع مراعاة توافر جميع وثائق الجمعية العموميّة في شكل إلكتروني وتسهيلات الإنترنت المتاحة للمندوبين من أجل الحصول عليها، لن توزّع أي وثائق ورقية قبل الجمعية العموميّة أو أثناءها.
وسيُزوَّد جميع المندوبين لدى تسجيلهم بالبيانات اللازمة للدخول على موقع "إيكاو-نت" (ICAO-NET) مؤقتاً لتمكينهم من الاطلاع على وثائق الجمعية العمومية بالصيغة الإلكترونية إلى أقصى حد ممكن، وخفض بالتالي الطلب على الوثائق الورقية. كما سيُتاح عبر الموقع ذاته الاطلاع على مطبوعات الإيكاو المعروضة للبيع والتي قد يلزم الرجوع إليها لمتابعة أعمال الجمعية العمومية.