"مكتب الإدارة الاستراتيجية لمحفظة المشاريع" (SPMO)
أُنشئ "مكتب الإدارة الاستراتيجية لمحفظة المشاريع" داخل مكتب الأمين العام بهدف تعزيز قدرة الإيكاو على تخطيط المبادرات التنظيمية وتحديد أولوياتها وتنفيذها ورصدها وتعديلها بطريقة منسقة وخاضعة للمساءلة وتتسم بالشفافية. ويدمج المكتب بين التخطيط الاستراتيجي وتخطيط الأعمال، وإدارة المحفظة ونظم إدارتها، وإدارة المشاريع التي تحتويها المحفظة، وإدارة المخاطر المؤسسية، والرقابة الداخلية والمساءلة، والتحسين التنظيمي المستمر، وإدارة أساليب الأعمال في المؤسسة، ورصد الأداء وإعداد التقارير، وإدارة التغيير.
والأسباب التي دعت إلى إنشاء مكتب الإدارة الاستراتيجية لمحفظة المشاريع هي كما يلي:
- توفير الدعم الرقابي على مستوى المنظمة، وضمان تحديد أولويات البرامج والمشروعات والأنشطة بشكل متسق، وتوفير الموارد لها، ومواءمتها مع الخطة الاستراتيجية وخطة الأعمال والخطة التشغيلية الثلاثية.
- توحيد إدارة المحفظة والبرامج والمشاريع من خلال إدخال القواعد القياسية والإجراءات والقوالب والنماذج الخاصة بنظم الإدارة على مستوى الأمانة العامة.
- تمكين الفعالية من حيث التكلفة وتحقيق الفوائد من خلال المكاسب المتحققة من حيث الكفاءة والتآزر بين الوظائف وعائد الاستثمار.
- دعم اتخاذ القرارات المستنيرة من خلال توفير المعلومات والتحليلات الدقيقة والجيدة التوقيت للإدارات والمكاتب والإدارة العليا والمجلس والدول الأعضاء.
المهام والوظائف الأساسية:
يدعم مكتب الإدارة الاستراتيجية لمحفظة المشاريع الإشرافَ على محفظة الإيكاو بما يتماشى مع الخطة الاستراتيجية للمنظمة وخطة الأعمال والخطة التشغيلية الثلاثية. ويشمل مجال اختصاصه الوظائف المتكاملة التالية:
- التخطيط الاستراتيجي وتخطيط الأعمال: تنسيق وصيانة عمليات التخطيط الاستراتيجي وتخطيط الأعمال، بما في ذلك تحديد الأولويات والرصد والإبلاغ ودعم نظم الإدارة في الخطة التشغيلية الثلاثية وإطار عمل إدارة الأداء.
- إدارة المحفظة ونظم إدارتها: نظم إدارة المحفظة، بما في ذلك نظم إدارة دورة حياة المشاريع، والمصادقة على حالات الأعمال، وتخصيص الموارد، وتتبع المنافع، واتخاذ القرارات.
- الرصد والإبلاغ: وضع وإدارة لوحات المعلومات على مستوى المنظمة ورصد الأداء وتقارير الحالة الموحدة لدعم اتخاذ القرارات القائمة على الأدلة.
- إدارة مشاريع المحفظة والإشراف عليها ودعمها: إنشاء وصيانة منهجيات وأدوات ونماذج ودورات حياة للمشاريع ووضع بوابات لتقييمها عند كل مرحلة قبل انتقالها إلى المرحلة التالية.
- التحسين التنظيمي المستمر: إدارة البرامج وإنجاز المشاريع والدروس المستفادة وتحقيق المنافع.
- إدارة أساليب الأعمال: نظم الإدارة والتخطيط والتوحيد القياسي والتحسين المستمر.
- إدارة التغيير: عمليات تقييم الإستعداد التنظيمي، وتحليل الأثر الناتج عن التغيير، ومشاركة الجهات المعنية، والتدريب، والتواصل، ودعم تبني المبادرات الرئيسية والأساليب الجديدة.
- إدارة المخاطر، والضوابط الداخلية والمساءلة: الاحتفاظ بسجل المخاطر المؤسسية، وتنسيق إطار المساءلة في الإيكاو وإطار تفويض السلطات، ومسؤوليات الخط الثاني.