Oficina de Gestión de la Cartera de Proyectos (SPMO)
La Oficina de Gestión de la Cartera de Proyectos (SPMO) se crea dentro del despacho del Secretario/la Secretaria General (OSG) para reforzar la capacidad de la OACI de planificar, priorizar, aplicar, supervisar y ajustar las iniciativas de la Organización de forma coordinada, responsable y transparente. La SPMO integra la planificación estratégica y las actividades institucionales, la gestión de la cartera y la gobernanza, la gestión de la cartera de proyectos, gestión del riesgo institucional, control interno y rendición de cuentas, mejora organizacional continua, gestión de los procesos internos, supervisión e información sobre el rendimiento institucional, y gestión del cambio.
La SPMO existe para:
- Brindar apoyo de supervisión en toda la Organización, cerciorándose de que los programas, proyectos y actividades estén constantemente priorizados, dotados de recursos y alineados con el Plan Estratégico, el Plan de Actividades y el Plan Operacional Trienal.
- Armonizar la gestión de cartera, de programas y de proyectos introduciendo normas, procesos, plantillas y modelos de gobernanza comunes en toda la Secretaría.
- Posibilitar la rentabilidad y la obtención de beneficios mediante ganancias de eficiencia, sinergia entre funciones y retorno de la inversión.
- Apoyar la toma de decisiones informada proporcionando información y análisis precisos y oportunos a las Direcciones y Oficinas, la Administración Superior, el Consejo y los Estados miembros.
Mandato y funciones principales:
La SPMO contribuye a la supervisión de la cartera de la OACI ajustándose al Plan Estratégico, el Plan de actividades y el Plan Operacional Trienal (TOP) de la OACI. Su ámbito abarca las siguientes funciones integradas:
- Planificación Estratégica e institucional: Coordinación y mantenimiento de procesos estratégicos y de planificación de actividades, incluyendo priorización, seguimiento, presentación de informes y apoyo al TOP y gobernanza del PMF.
- Gestión de cartera y gobernanza: Gobernanza de cartera, incluyendo gobernanza del ciclo de vida de los proyectos, justificación de rentabilidad, asignación de recursos, seguimiento de beneficios y toma de decisiones.
- Seguimiento e informes: Desarrollo y gestión a nivel organizacional de tableros de control, monitoreo del rendimiento e informes de situación consolidados para apoyar la toma de decisiones basadas en evidencia.
- Cartera, gestión de proyectos, supervisión y apoyo: Establecimiento y mantenimiento armonizado de metodologías, herramientas, plantillas, ciclos de vida de proyectos y gestión de proyectos por etapas.
- Mejora organizacional constante (COI): Gestión de programas, entrega de proyectos, enseñanzas extraídas y obtención de beneficios.
- Gestión de los procesos internos (EBPM): Gobernanza, estructuración, normalización y mejoramiento continuo.
- Gestión del cambio: Evaluaciones del grado de preparación institucional, análisis de repercusiones del cambio, participación de las partes interesadas, instrucción, comunicación y apoyo a la adopción de iniciativas importantes y nuevos procesos.
- Gestión de riesgos (ERM), controles internos y rendición de cuentas: mantenimiento del registro de riesgos institucionales, coordinación del marco de rendición de cuentas de la OACI y del marco de delegación de poderes, y responsabilidades de segunda línea.